Beschleunigtes Fachkräfteverfahren nach § 81a AufenthG - Ablauf, Arbeitgeberrolle und typische Fehler

Beschleunigtes Fachkräfteverfahren nach § 81a AufenthG - schneller ist nur, was gut vorbereitet ist

Viele Arbeitgeber in Deutschland suchen dringend Fachkräfte aus dem Ausland. Die Stelle ist frei, der Bewerber ist geeignet, der Arbeitsvertrag liegt bereit - aber das Visumverfahren dauert. Genau hier kann das beschleunigte Fachkräfteverfahren nach § 81a AufenthG interessant werden.

Das Verfahren soll den Zuzug qualifizierter Fachkräfte aus Drittstaaten planbarer und schneller machen. Der Arbeitgeber kann mit Vollmacht der Fachkraft das Verfahren bei der zuständigen Ausländerbehörde in Deutschland anstoßen und koordinieren.

Aber: Das beschleunigte Fachkräfteverfahren ist kein automatischer Turbo. Es funktioniert nur dann gut, wenn Qualifikation, Anerkennung, Arbeitsvertrag, Unterlagen, Bundesagentur für Arbeit, Ausländerbehörde und Botschaft sauber zusammenspielen.

"Das beschleunigte Fachkräfteverfahren beschleunigt nicht schlechte Vorbereitung. Es beschleunigt nur ein Verfahren, das von Anfang an strukturiert, vollständig und rechtlich richtig aufgebaut ist."

— Tom Beisel, Rechtsanwalt

Rechtsanwalt Tom Beisel unterstützt Arbeitgeber und Fachkräfte bei der Vorbereitung, Strukturierung und Durchführung des beschleunigten Fachkräfteverfahrens - insbesondere bei Fachkräften nach § 18a und § 18b AufenthG.

Was ist das beschleunigte Fachkräfteverfahren?

Das beschleunigte Fachkräfteverfahren ist ein besonderes Verfahren für Arbeitgeber, die eine Fachkraft aus dem Ausland einstellen möchten.

Der Arbeitgeber handelt dabei mit Vollmacht der ausländischen Fachkraft. Er kommuniziert mit der zuständigen Ausländerbehörde in Deutschland und koordiniert wesentliche Verfahrensschritte.

Ziel ist, das Verfahren bis zur Visumerteilung besser zu strukturieren.

Beteiligt sein können insbesondere:

• →Arbeitgeber in Deutschland
• →Fachkraft im Ausland
• →Ausländerbehörde
• →Anerkennungsstelle
• →Bundesagentur für Arbeit
• →deutsche Botschaft oder deutsches Konsulat
• →gegebenenfalls Berufszulassungsstelle
• →Übersetzer und Beglaubigungsstellen
• →Rechtsanwalt

Gerade für Arbeitgeber ist das Verfahren attraktiv, weil sie nicht passiv warten müssen, bis die Fachkraft im Ausland allein mit Botschaft und Behörden kommuniziert.

Für wen ist das Verfahren geeignet?

Das beschleunigte Fachkräfteverfahren kann besonders sinnvoll sein bei:

• →Fachkräften mit Berufsausbildung nach § 18a AufenthG
• →Fachkräften mit akademischer Ausbildung nach § 18b AufenthG
• →Pflegekräften
• →Handwerkern
• →Technikern
• →IT-Fachkräften
• →medizinischen Fachkräften
• →Ingenieuren
• →Fachkräften in Mangelberufen
• →Arbeitgebern mit dringendem Personalbedarf
• →Unternehmen, die mehrere Fachkräfte aus Drittstaaten einstellen wollen

Es ist besonders interessant, wenn die Fachkraft noch im Ausland ist und vor der Einreise ein nationales Visum benötigt.

Wann lohnt sich das beschleunigte Fachkräfteverfahren?

Das Verfahren lohnt sich nicht in jedem Fall. Es lohnt sich vor allem dann, wenn der Arbeitgeber bereit ist, aktiv mitzuwirken und die Unterlagen frühzeitig sauber vorbereitet werden.

Sinnvoll ist es insbesondere, wenn:

• →ein konkretes Arbeitsplatzangebot vorliegt
• →die Fachkraft grundsätzlich qualifiziert ist
• →der Arbeitgeber die Fachkraft wirklich einstellen will
• →die Unterlagen weitgehend beschaffbar sind
• →Anerkennung oder Gleichwertigkeit geklärt werden kann
• →die Botschaft sonst lange Wartezeiten hat
• →der Arbeitgeber Planungssicherheit benötigt
• →mehrere Stellen unbesetzt sind
• →wirtschaftlicher Schaden durch Verzögerung droht

Schritt 1: Vollmacht der Fachkraft

Der Arbeitgeber kann das Verfahren nicht einfach aus eigenem Recht starten. Er benötigt eine Vollmacht der Fachkraft.

Diese Vollmacht sollte klar regeln:

• →wer bevollmächtigt wird
• →für welches Verfahren die Vollmacht gilt
• →welche Behörde kontaktiert werden darf
• →welche Unterlagen eingereicht werden dürfen
• →ob Kommunikation mit Ausländerbehörde, Anerkennungsstelle und Botschaft geführt werden darf
• →ob ein Rechtsanwalt eingebunden wird

Ohne saubere Vollmacht entstehen häufig Rückfragen. Behörden dürfen sensible Daten nicht beliebig an Arbeitgeber herausgeben.

Schritt 2: Zuständige Ausländerbehörde bestimmen

Zuständig ist regelmäßig die Ausländerbehörde am Ort, an dem die Fachkraft künftig arbeiten oder wohnen soll. Dieser Punkt klingt einfach, führt aber in der Praxis oft zu Problemen.

Problematisch kann es werden, wenn:

• →der Arbeitgeber mehrere Standorte hat
• →der konkrete Arbeitsort noch nicht feststeht
• →die Fachkraft später in einer anderen Stadt wohnen soll
• →ein Personaldienstleister beteiligt ist
• →Homeoffice oder wechselnde Einsatzorte geplant sind
• →mehrere Ausländerbehörden sich für unzuständig halten

Die Zuständigkeit sollte früh geklärt werden. Falsche Behördenkommunikation kostet Zeit.

Schritt 3: Vereinbarung mit der Ausländerbehörde

Im beschleunigten Fachkräfteverfahren wird regelmäßig eine Vereinbarung mit der Ausländerbehörde geschlossen. Darin werden Ablauf, Pflichten, Unterlagen und Kommunikation strukturiert.

Für Arbeitgeber ist wichtig:

• →Welche Unterlagen verlangt die Behörde?
• →Welche Unterlagen fehlen noch?
• →Wer reicht was ein?
• →Welche Fristen gelten?
• →Welche Anerkennungsstelle ist zuständig?
• →Ist die Bundesagentur für Arbeit zu beteiligen?
• →Wann kann eine Vorabzustimmung erteilt werden?
• →Was muss die Fachkraft bei der Botschaft vorlegen?

Diese Phase entscheidet oft darüber, ob das Verfahren wirklich planbar wird.

Schritt 4: Anerkennung der Qualifikation

Bei Fachkräften nach § 18a und § 18b AufenthG ist die Qualifikation zentral. Bei beruflicher Ausbildung geht es häufig um Anerkennung oder Gleichwertigkeit. Bei akademischer Ausbildung geht es um Anerkennung oder Vergleichbarkeit des Hochschulabschlusses.

Besonders wichtig ist die Anerkennung bei reglementierten Berufen, zum Beispiel:

• →Pflege
• →Medizin
• →Physiotherapie
• →Erziehung
• →bestimmten Gesundheitsberufen
• →bestimmten technischen Berufen mit Berufszulassung

Mögliche Probleme:

• →Ausbildungsnachweise fehlen
• →Lehrpläne fehlen
• →Berufserfahrung ist nicht ausreichend dokumentiert
• →Übersetzungen sind nicht korrekt
• →Apostillen oder Legalisationen fehlen
• →Anerkennungsstelle fordert weitere Unterlagen
• →wesentliche Unterschiede werden festgestellt
• →Anpassungsmaßnahme oder Kenntnisprüfung wird erforderlich

Schritt 5: Arbeitsvertrag und Stellenbeschreibung

Der Arbeitsvertrag muss zum Aufenthaltstitel und zur Qualifikation passen. Ein Standardvertrag reicht häufig nicht.

Wichtig sind:

• →genaue Tätigkeitsbezeichnung
• →Arbeitsort
• →Wochenarbeitszeit
• →Gehalt
• →Beginn der Tätigkeit
• →Befristung oder unbefristete Beschäftigung
• →konkrete Stellenbeschreibung
• →Bezug zur Qualifikation
• →Arbeitgeberdaten
• →gegebenenfalls Tarifbindung
• →Probezeit
• →Regelung bei Anerkennungsmaßnahmen

Problematisch sind Verträge, wenn:

• →Tätigkeit und Qualifikation nicht zusammenpassen
• →die Tätigkeit nur eine Hilfstätigkeit ist
• →Gehalt oder Arbeitszeit unklar sind
• →der Arbeitsbeginn unrealistisch ist
• →die Stelle anders beschrieben wird als gegenüber der Behörde
• →Anerkennungsmaßnahmen nicht berücksichtigt werden

Schritt 6: Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit

In vielen Fällen wird die Bundesagentur für Arbeit beteiligt. Sie prüft insbesondere Beschäftigungsbedingungen.

Relevant sind häufig:

• →Gehalt
• →Arbeitszeit
• →konkrete Tätigkeit
• →Qualifikation
• →Arbeitsort
• →Arbeitgeber
• →Vergleichbarkeit mit inländischen Beschäftigten
• →Angemessenheit der Beschäftigungsbedingungen

Unklare oder widersprüchliche Angaben führen regelmäßig zu Nachfragen.

Für Arbeitgeber bedeutet das: Der Vertrag muss nicht nur arbeitsrechtlich, sondern auch aufenthaltsrechtlich funktionieren.

Schritt 7: Vorabzustimmung und Visumtermin

Wenn die Voraussetzungen erfüllt sind, kann die Ausländerbehörde eine Vorabzustimmung erteilen. Diese ist für das anschließende Visumverfahren bei der deutschen Auslandsvertretung besonders wichtig.

Die Fachkraft muss dann bei der Botschaft oder dem Konsulat das Visum beantragen.

Typische Unterlagen dort sind:

• →Reisepass
• →Visumantrag
• →Arbeitsvertrag
• →Vorabzustimmung
• →Qualifikationsnachweise
• →Anerkennungsunterlagen
• →Sprachzertifikate, falls erforderlich
• →Lebenslauf
• →Krankenversicherung
• →weitere Unterlagen der Botschaft

Auch nach der Vorabzustimmung kann es noch zu Nachfragen kommen. Deshalb sollten die Unterlagen auch für die Botschaft vollständig und konsistent vorbereitet werden.

Typische Fehler im beschleunigten Fachkräfteverfahren

Viele Verfahren scheitern nicht am Gesetz, sondern an der Vorbereitung.

Typische Fehler sind:

• →Vollmacht fehlt oder ist unklar
• →falsche Ausländerbehörde wird kontaktiert
• →Arbeitsvertrag passt nicht zur Qualifikation
• →Anerkennung wird zu spät geprüft
• →Übersetzungen fehlen
• →Dokumente aus dem Herkunftsstaat sind unvollständig
• →Tätigkeit ist nicht qualifiziert genug
• →Gehalt ist unklar oder problematisch
• →Arbeitgeber und Fachkraft machen widersprüchliche Angaben
• →Botschaftsunterlagen werden nicht vorbereitet
• →Nachforderungen werden zu spät beantwortet
• →Fristen werden nicht kontrolliert
• →Verfahren wird ohne Gesamtstrategie gestartet

"Der größte Fehler ist, das Verfahren wie eine normale Einstellung zu behandeln. Fachkräftezuzug ist Personalgewinnung, aber zugleich Aufenthaltsrecht, Anerkennungsrecht und Behördenkommunikation."

— Tom Beisel, Rechtsanwalt

Für Arbeitgeber: Verfahren mit mehreren Fachkräften

Wenn mehrere Fachkräfte gleichzeitig rekrutiert werden, braucht der Arbeitgeber eine klare Verfahrensstruktur.

Sinnvoll sind:

• →einheitliche Dokumentenlisten
• →klare Vollmachten
• →standardisierte Arbeitgeberbescheinigungen
• →Übersicht über Anerkennungsstand
• →Übersicht über Botschaftszuständigkeit
• →Fristenkontrolle
• →einheitliche Kommunikation
• →klare interne Verantwortlichkeit
• →Eskalationsstrategie bei Verzögerung

Ohne Struktur entstehen schnell Parallelverfahren, in denen niemand mehr weiß, welche Unterlagen wo eingereicht wurden.

Wenn die Ausländerbehörde nicht reagiert

Auch im beschleunigten Fachkräfteverfahren kann es zu Stillstand kommen.

Dann sollte geprüft werden:

• →Ist die Behörde wirklich zuständig?
• →Wurden alle Unterlagen vollständig eingereicht?
• →Gibt es eine Eingangsbestätigung?
• →Fehlt eine Stellungnahme der Anerkennungsstelle?
• →Fehlt die Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit?
• →Liegt die Verzögerung bei der Botschaft?
• →Gibt es konkrete wirtschaftliche Nachteile für den Arbeitgeber?
• →Ist ein anwaltliches Schreiben sinnvoll?
• →Kommen weitere rechtliche Schritte in Betracht?

Wie Rechtsanwalt Tom Beisel unterstützt

Rechtsanwalt Tom Beisel unterstützt Arbeitgeber und Fachkräfte insbesondere bei:

• →Prüfung, ob § 18a oder § 18b AufenthG passt
• →Prüfung des beschleunigten Fachkräfteverfahrens
• →Vorbereitung der Vollmacht
• →Strukturierung der Unterlagen
• →Prüfung des Arbeitsvertrags
• →Abstimmung mit Anerkennungsstellen
• →Kommunikation mit Ausländerbehörde
• →Kommunikation mit Botschaft
• →Reaktion auf Nachforderungen
• →Prüfung von Verzögerungen
• →anwaltlichem Nachfassen
• →weiterer rechtlicher Strategie bei Stillstand oder Ablehnung

Ziel ist ein Verfahren, das nicht durch Formalien, fehlende Unterlagen oder unklare Kommunikation blockiert wird.

Häufige Fragen

Ist das beschleunigte Fachkräfteverfahren immer schneller?

Nein. Es ist nur dann schneller, wenn Unterlagen, Qualifikation, Arbeitsvertrag und Zuständigkeit sauber vorbereitet sind.

Wer startet das beschleunigte Fachkräfteverfahren?

Der Arbeitgeber startet das Verfahren mit Vollmacht der ausländischen Fachkraft bei der zuständigen Ausländerbehörde.

Gilt das Verfahren für § 18a und § 18b AufenthG?

Ja, es kann insbesondere für Fachkräfte mit Berufsausbildung und Fachkräfte mit akademischer Ausbildung relevant sein.

Braucht man trotzdem ein Visum?

Wenn die Fachkraft noch im Ausland ist, braucht sie regelmäßig weiterhin ein nationales Visum. Das beschleunigte Verfahren soll den Weg dorthin strukturieren.

Was ist die Vorabzustimmung?

Die Vorabzustimmung ist eine behördliche Zustimmung, die im Visumverfahren bei der Auslandsvertretung eine wichtige Rolle spielt.

Kann der Arbeitgeber das Verfahren ohne Fachkraft führen?

Nein. Der Arbeitgeber braucht eine Vollmacht der Fachkraft.

Was passiert, wenn Unterlagen fehlen?

Dann kommt es regelmäßig zu Nachforderungen. Das kann den Zeitvorteil des beschleunigten Verfahrens erheblich verringern.

Lohnt sich das Verfahren für mehrere Fachkräfte?

Ja, gerade bei mehreren Fachkräften kann es sinnvoll sein - aber nur mit sauberer Standardisierung und Fristenkontrolle.

Kontakt - Anwalt für beschleunigtes Fachkräfteverfahren

Sie möchten eine Fachkraft aus dem Ausland einstellen? Sie planen ein beschleunigtes Fachkräfteverfahren nach § 81a AufenthG? Die Ausländerbehörde reagiert nicht oder Unterlagen werden immer wieder nachgefordert?

Rechtsanwalt Tom Beisel prüft den passenden Aufenthaltstitel, strukturiert das Verfahren und unterstützt bei Kommunikation mit Ausländerbehörde, Botschaft, Anerkennungsstelle und Arbeitgeber.

• →Mobil: +49 172 8974716
• →Kanzlei: 0201 4517 380
• →E-Mail: kanzlei@rechtsanwalt-beisel.de
• →Anschrift: Bredeneyer Str. 2b, 45133 Essen

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